Control de accesos: Las zonas francas, un patrimonio que se debe proteger

Las zonas francas son un motor importante de la economía nacional. Constituyen un estímulo de primer orden para el emprendimiento, pero, además, son generadoras de empleo y promueven el desarrollo de las regiones adyacentes.Las zonas francas son desarrollo y progreso.

Se definen como áreas geográficas en las que se congregan una o varias empresas, las cuales gozan de múltiples ventajas de orden tributario y aduanero. A las mercancías que circulan por estas zonas no se les aplica el régimen ordinario de impuestos para importaciones y exportaciones. Adicionalmente, cuentan con una reducción del 15% del impuesto a la renta.

A las zonas francas también se les conoce como “distritos especiales”  y se crearon en 1958. Pero fue gracias a la Ley 1004 de 2005 como alcanzaron su auge. Con esa medida se creó un marco jurídico idóneo para el surgimiento de nuevas zonas francas en Colombia y para la consolidación de las ya existentes.

Las zonas francas en Colombia

Actualmente hay tres tipos de zonas francas en Colombia: permanentes, especiales o unipersonales y transitorias. Las zonas francas permanentes, como el nombre lo indica, se instalan y funcionan de manera constante como un parque industrial. Actualmente hay alrededor de 31 zonas francas permanentes en el territorio nacional.

Las zonas francas especiales o unipersonales funcionan con una sola empresa que, por lo general, es de alto impacto para la economía regional o nacional. De acuerdo con el renglón en que se especialicen, pueden ser: de bienes, de servicios, de servicios de salud, de proyectos agroindustriales, de sociedades portuarias o de reconversión de empresas existentes. En Colombia hay aproximadamente 71 zonas francas especiales, distribuidas en todo el territorio nacional.

Finalmente, las zonas francas transitorias corresponden a espacios temporales como ferias, exposiciones, congresos y todo tipo de eventos en el que se lleven a cabo negocios y transacciones de carácter internacional, con los mismos propósitos esenciales de la zona franca. Debido a su carácter transitorio, el número de estas zonas es indeterminado.

Los sistemas de seguridad en las zonas francas

La seguridad es uno de los grandes desafíos que debe enfrentar una zona franca. En la medida en que se trata de espacios que almacenan instalaciones, equipos y mercancías de alto valor, resulta predecible que fácilmente estén en la mira de la delincuencia.

Las zonas francas, en general, manejan su sistema de seguridad con base en los estándares del Sistema de Gestión en Control y Seguridad  BASC -Business Alliance for Secure Commerce-. Este es un manual de calidad que compendia un conjunto de criterios y de parámetros, que deben ser aplicados en todas las cadenas de suministro de las zonas francas para garantizar la seguridad.

El modelo BASC busca optimizar el rendimiento de la cadena de suministro y mitigar los riesgos de robo, pérdidas, contrabando y amenazas terroristas, tanto en Colombia como en todos los países con los que el país entre en contacto a través de las zonas francas. Toma en cuenta ocho aspectos que se deben tomar en cuenta para diseñar el sistema de seguridad:

1. Control físico de accesos

• Identificación de los empleados
• Identificación de los visitantes
• Identificación del personal de despachos
• Monitoreo de entregas
• Procedimientos de enfrentamiento y retiro de personas no autorizadas

2.  Seguridad del personal

• Verificación para la pre-contratación
• Verificación y análisis de antecedentes
• Procedimientos de retiro de personal y accesos denegados

 3.  Seguridad de procesos

• Procedimientos de seguridad requeridos para el transporte, carga, manejo y almacenaje

4.  Seguridad física

• Cercado
• Puertas y casetas
• Estacionamientos de vehículos no comerciales
• Estructura de los edificios
• Control de cerraduras y llaves
• Iluminación
• Sistemas de alarmas y cámaras de videovigilancia

5.  Seguridad de tecnología de informática

• Protección con contraseña
• Tecnología de informática

6.  Entrenamiento de seguridad y conciencia de amenazas

La plataforma Web SUPERACCESS es totalmente coherente con los criterios BASC, particularmente en lo que tiene que ver con el control de accesos. Tal y como lo establecen esos parámetros, SUPERACCESS incorpora un sistema eficiente de identificación para el control físico de accesos. La ventaja de la plataforma, en este caso, es que ese sistema está perfectamente integrado con los elementos de seguridad física tales como puertas, molinetes, etc.

El control de accesos en las zonas francas

El control de accesos es uno de los elementos cruciales en el sistema de seguridad. El tema se torna más complejo aún, si se toma en cuenta la magnitud que alcanzan varias de las zonas francas en Colombia, especialmente las que son de carácter permanente o tienen características especiales.

Por ejemplo, la Zona Franca de Barranquilla tiene una extensión de un millón de metros cuadrados y cuenta con un acceso directo al puerto-zona. Algo similar ocurre con la Zona Franca del Pacífico, que maneja unos volúmenes impresionantes de carga, o con la Zona Franca de Bogotá, que alberga a más de 230 empresas, entre locales y multinacionales.

Dada la dimensión del desafío, y con base en los parámetros BASC, se puede decir que los cuatro elementos clave para mantener controlados los accesos son:

• Diseñar y desarrollar un sistema eficaz, y cien por ciento confiable, para la identificación de los empleados, visitantes, contratistas y personal de despachos, así como para los diferentes tipos de vehículos que ingresan a la zona
• Instalar medios y herramientas de seguridad física con la capacidad para garantizar que existan barreras eficientes frente al ingreso de personas o vehículos no deseados
• Implementar un sistema de monitoreo permanente en las instalaciones de la zona franca, de modo que se garantice una vigilancia integral
• Desarrollar procedimientos puntuales para enfrentar y retirar a personas no autorizadas, para dar de baja en el sistema al personal retirado y para denegar accesos, cuando sea del caso.

Lo más usual es que para lograr esos cometidos se instale un sistema que combine medios físicos y dispositivos electrónicos. Por lo general, en las entradas de personas y vehículos se ubican molinetes, talanqueras y torniquetes de piso a techo.

Adicionalmente, se implementa un sistema de identificación que incluye carnetización del personal, como medio para gestionar las autorizaciones. A la vez, se emplean instrumentos tecnológicos para verificar la autenticidad de esos documentos al momento del ingreso.

Las cámaras de vigilancia o CCTV son al mismo tiempo una herramienta de monitoreo y un factor de integración en el sistema de seguridad, ya que capturan información en tiempo real y en diversos puntos simultáneamente. Esta información es constantemente contrastada con la que aportan los puntos de acceso, de modo que se garantiza un control adecuado en todo momento.

En un sistema como el que ofrece la plataforma web comunitaria SUPERACCESS todos los elementos del control de acceso se articulan a través de Internet. Esto permite centralizar la información y mantener un monitoreo eficiente en tiempo real, bajo un esquema 7/24.

Integración de seguridad y servicios en los accesos

Mantener un control de accesos idóneo es un valiosísimo aporte para todos cuantos tengan que ver con una zona franca. No solo permite preservar la seguridad e integridad de las personas, los bienes y las instalaciones, sino que además le aporta valor a los negocios que tienen lugar en este entorno.

Sin embargo, este no es el único beneficio que puede ofrecer el sistema de control de acceso. En tanto se trata de los puntos que marcan una frontera entre el interior y el exterior de la zona franca, también pueden cumplir un papel estratégico en términos de información y de marketing.

En el plano de la información, porque constituyen la fuente directa a la que acuden todas las personas que ingresan a las instalaciones. En esta medida, es desde allí desde donde se puede brindar una orientación precisa sobre diferentes aspectos como ubicación de las empresas, desplazamientos, horarios de operación, etc.

Así mismo, los puntos de acceso representan la imagen inicial de la zona franca y de todas las empresas que operan allí. Lo que encuentra el usuario al ingresar le permite formarse una imagen de la zona misma. Según lo que vea allí, le adjudicará algunos valores asociados con la atención, la eficiencia, la prontitud, etc. De este modo, los controles de acceso también comunican y en esta medida son componentes del marketing empresarial.

Alto flujo peatonal y vehicular 3 claves para el control de accesos, 3 desafíos para la seguridad

El control de accesos constituye la esencia misma de un sistema de seguridad. Si funciona adecuadamente, la empresa o el espacio vigilado alcanza un considerable nivel de protección. Si, por el contrario, presenta grietas o fallas de servicio la vulnerabilidad se incrementa significativamente.

Esta realidad cobra particular importancia para las empresas que manejan un alto flujo peatonal y vehicular. El solo hecho de contar con un elevado volumen de visitas es una condición que aumenta el riesgo y exige el uso de métodos especializados para lograr dos objetivos fundamentales:

• Reducir al máximo la infiltración de personas no deseadas y, con ello, garantizar una protección óptima al espacio.
• Evitar que los controles de seguridad se conviertan  en un factor que ralentice o dificulte el ingreso al personal y los visitantes autorizados.

Un control de acceso eficiente es un valor agregado para la empresa. No solo permite hacer un gran ahorro de dinero, sino que también promueve el aumento de la productividad y valoriza las instalaciones de la compañía.

Dentro de las muchas variables involucradas en el control de accesos para las empresas con alto flujo peatonal y vehicular, hay tres que resultan fundamentales para llevar a cabo una gestión eficiente de la seguridad. Son las siguientes.

1.  Sistemas versátiles de autentificación:

Los sistemas de control de accesos no solo deben ser eficientes para prevenir, detectar e impedir los accesos de visitantes no deseados, sino que también deben garantizar que los procesos de identificación, autenticación y autorización de los ingresos se realicen de una forma ágil.

Las demoras ocasionadas por un control de accesos lento se traducen en grandes dificultades para las empresas. Deteriora el correcto servicio al cliente y, en los peores casos, también incide en una baja de la productividad.

¿Cómo hacer que la organización haga todo mejor y en menos tiempo, cuando el acceso a la empresa se obstaculiza en función de la seguridad?

La seguridad debe contribuir al principal propósito de la empresa, que es la rentabilidad. Si no lo hace, en lugar de convertirse en un valor agregado, más bien termina siendo una limitante para las operaciones.

Para que haya agilidad en la gestión del acceso la alternativa óptima son los sistemas de seguridad basados en tecnologías de punta.

Una de las etapas que puede originar grandes demoras es el proceso de identificación y autenticación de visitantes, especialmente si estos vienen en gran volumen y solicitan el ingreso a cada instante.

La biometría es un recurso inmejorable, pero difícilmente aplicable al ingreso de los visitantes. Sería extremadamente dispendioso y casi imposible capturar los rasgos biométricos de todos los visitantes para poder gestionar su acceso.

Por esa razón, lo más usual es que el elemento de identificación para los visitantes sea un documento autorizado y confiable. Es frecuente que se expidan tarjetas de identificación para visitantes temporales, dotadas con códigos 1D o 2D.

Los códigos 1D, o códigos lineales, son más conocidos genéricamente como “códigos de barra”. Están conformados por líneas paralelas, de diferentes grosores, con espacios distintos entre sí. Contienen una información básica que el lector de códigos descifra y, si corresponde, permite autorizar un ingreso.

Los códigos 2D, más conocidos como “códigos QR”, son una evolución respecto a los códigos de barras. Permiten introducir mayor volumen de información y son legibles a través de dispositivos móviles como celulares.

El mecanismo opera de tal modo que el visitante que solicite ingreso a las instalaciones, debe portar una tarjeta o un carné provisional con el código respectivo, el cual, al ser validado por el lector, permite el acceso.

Este es un sistema inteligente y confiable, pero lleva implícito un proceso dispendioso que es el de identificación y autenticación previa a la expedición de la tarjeta o el carné.

Hay otras alternativas como el método de SUPERACCESS, que se vale de los códigos impresos en la cédula de ciudadanía, de modo que no es necesario generar un nuevo documento. En ese caso, lo que se hace es una pre-autorización de los visitantes, a través de la plataforma.

Dicha pre-autorización es gestionada por la persona o el funcionario que es visitado. Como se lleva a cabo a través de la plataforma, se puede procesar previamente o en tiempo real.

2.    Producción de información relevante:

Un sistema de control de accesos es realmente idóneo si además de cumplir su función operativa rutinaria, también está en capacidad de generar insumos de información a corto, mediano y largo plazo.

La seguridad es un proceso, no un mecanismo. Por esa razón, es absolutamente necesario que a partir de las dinámicas de entrada y salida a un lugar puedan elaborarse reportes con información relevante. Estos cumplen con la función de soporte y proyección para todo el sistema.

Los encargados de la seguridad necesitan poder reconocer cuáles son los patrones de acceso, tránsito y salida de las instalaciones. Tener una idea definida del volumen de visitas, su duración y su procedencia. De esta manera les resulta más fácil reconocer cualquier situación anómala que pueda presentarse.

De la misma manera, la información generada a partir del control de accesos es la base para realizar revisiones y evaluaciones periódicas, en la medida en que permiten detectar los aspectos o puntos que puedan presentar algún tipo de vulnerabilidad.

Actualmente hay un consenso respecto al hecho de que los sistemas de control de acceso son la plataforma básica de integración. Desde allí se supervisa y se gestiona en forma centralizada y/o remota la información que arrojan los dispositivos de control de accesos y los CCTV ubicados en zonas internas o perimetrales.

Sin embargo, la información que se obtiene en un primer momento puede resultar dispersa o inconexa. La única forma de integrarla es a través de reportes periódicos, que finalmente se consolidan a través de estadísticas. Estas a su vez, son el insumo básico para plantear y replantear el proceso de seguridad.

En las grandes instalaciones, con elevado tráfico de personas y vehículos, se requiere de un control de accesos altamente tecnificado, que sea capaz de capturar y almacenar un alto volumen de información.

Esto es precisamente lo que ofrece la plataforma SUPERACCESS de SUPERVISA S.A., que permite generar trazabilidad y obtener estadísticas de visitantes y visitados, tomando en cuenta diferentes variables: frecuencia, horarios, tiempos, datos personales, etc.

3.    Co-participación:

Para que un sistema de control de accesos tenga verdadera eficacia, se requiere del concurso de todos los actores involucrados con una organización: directivos, empleados, contratistas, visitantes y, por supuesto, el personal encargado del tema.

La seguridad integral es resultado de la co-participación. No depende solamente de que los equipos funcionen perfectamente, ni de la habilidad y conocimiento de los responsables en la materia.

La educación es la herramienta básica para participar de manera colaborativa en el sistema de seguridad. Cada uno de los involucrados debe estar informado de los procedimientos a seguir para el acceso a las instalaciones. Es importante que comprendan el por qué de esos mecanismos y que sean conscientes de que su aporte individual permite un mejor funcionamiento de todo el sistema.

También es fundamental que haya claridad sobre las consecuencias que se derivan de las fallas en seguridad. Es importante promover un sentido de pertenencia que implique, entre otras cosas, no solo cumplir, sino también vigilar que otros cumplan con las políticas y los protocolos de seguridad establecidos.

La organización debe facilitar ese proceso educativo a través de los medios de información internos. Pero también resulta definitivo que desarrolle un sistema de señalización lo suficientemente claro y explícito para que cualquier visitante pueda comprenderlo y acatarlo.

Un entorno seguro es el resultado de un diseño estratégico, de un sistema instalado, pero también, y principalmente, de una cultura compartida. 

http://supervisa.co/alto-flujo-peatonal-y-vehicular-3-claves-para-el-control-de-accesos-3-desafios-para-la-seguridad/

La versatilidad de los controles de acceso

Desde tiempos inmemoriales el hombre sabe que su seguridad y protección dependen en gran medida de las barreras de acceso frente a los intrusos. En otros tiempos se utilizaron empalizadas, fortificaciones, puentes levadizos o dispositivos similares.

Hoy en día, con el desarrollo de la electrónica y la informática, contamos con herramientas sofisticadas para evitar que personas no autorizadas o indeseables penetren a los espacios que necesitamos resguardar.

Las características de cada espacio son las que determinan cuáles son las mejores soluciones de seguridad. A veces, bastará con la tradicional “tranca” de la puerta. En otras ocasiones, será necesario emplear medios más avanzados.

La adaptabilidad a los espacios

Es importante que el sistema de control de accesos sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a las condiciones variables de cada tipo de edificación.

Los edificios de oficinas, que generalmente tienen un alto tráfico de personas y vehículos, se benefician ampliamente de los controles de acceso. Un sistema de seguridad óptimo permitirá verificar en todo momento quién se encuentra en las instalaciones.

Lo mismo ocurre en las zonas francas, centros comerciales, almacenes y parques industriales, entre otros. Con el plus de que ese tipo de espacios suelen tener áreas restringidas en su interior y, por lo mismo, demandan un control más pormenorizado. Los controles de acceso no solamente monitorean el acceso general, sino que también ofrecen control sobre zonas o dependencias específicas.

Un caso especial es el de los centros médicos y hospitales, que exigen un control minucioso de los accesos y los desplazamientos. La vulnerabilidad de los enfermos hace que el control de ingresos y salidas se convierta en un factor crítico, que debe abordarse con la mayor rigurosidad.

Los controles de acceso también tienen aplicación en las unidades colectivas de vivienda, como áreas de copropiedad o condominios campestres. Uno de los atributos de ese tipo de propiedades es precisamente que ofrecen un mayor grado de seguridad. Esta se alcanza garantizando que quienes circulan por los espacios compartidos están autorizados para hacerlo.

Los controles de acceso como SUPERACCESS pueden instalarse, sin ningún problema, en prácticamente todo tipo de espacios. En sitios como edificios de oficinas, zonas francas, parques industriales, centros médicos, condominios campestres, entre otros.

Un sistema modular

Los sistemas modulares son especialmente indicados para ejercer una vigilancia minuciosa. Están compuestos por unidades diferenciadas, pero interrelacionadas entre sí, que se conocen con el nombre de “módulos”. Cada módulo realiza funciones diferentes, según las necesidades del espacio en donde se instalen.

De ahí que se hable de “versatilidad” en los controles de acceso. El sistema modular está en capacidad de adaptarse a las necesidades de seguridad de cada espacio. No es solamente una herramienta electrónica que sirve como barrera, sino un mecanismo inteligente para gestionar la seguridad.

SUPERACCESS de SUPERVISA cuenta con varios y eficientes módulos para la gestión de la seguridad. Como los módulos de Gestión en Recepción y el de Pre-autorización Individual. El primero permite consultar la información del visitante que llega a la recepción de la empresa o de la copropiedad. Allí se determina si cuenta con una autorización válida o no. El sistema arroja cuatro tipos de respuesta frente a los usuarios que pretenden ingresar: usuario autorizado, usuario no autorizado, usuario no registrado y usuario bloqueado.

El módulo de Pre-autorización Individual complementa al anterior. Esta funcionalidad solo puede ser activada por el administrador de cada empresa y permite dar acceso a personas que no se encuentran registradas, pero que por razones comprobables pueden entrar en las instalaciones para un fin específico. Una acción similar puede realizarse con los vehículos.

Otros módulos permiten controlar el acceso de mensajeros y domiciliarios, que son un factor dinámico e inestable que también exige supervisión. Así mismo, hay un módulo especial para realizar control de acceso durante los días festivos, bloqueos de personas, informes, tableros de tráfico, entre otros.

Atributos con plus

El control de acceso no se limita a generar barreras de ingreso. A tono con una perspectiva integral, esa acción debe estar complementada con otros atributos que incrementen la seguridad y faciliten el control.

Lo ideal es poder realizar bloqueos selectivos, bien sea a las instalaciones en general o a un área específica. Además, resulta importante contar con otras funcionalidades que ayuden a que la gestión de visitantes sea más coherente.

Los sistemas más eficaces activan una alerta cuando se efectúa la preautorización de alguien que aparece bloqueado en el sistema. De este modo, el administrador del parque, o el administrador de la empresa, se enteran de la novedad.

Otro elemento a destacar es la posibilidad de un sistema para realizar bloqueos diferenciales. Los más tradicionales se aplican a personas, pero los más novedosos pueden aplicarse por tiempo o por área.

Información y funcionalidad

Es importante que el sistema de control de acceso esté en capacidad de generar varios tipos de reportes, siempre con la finalidad de perfeccionar y sofisticar cada vez más la gestión de seguridad.

Así mismo, el sistema de control de accesos debe poder combinarse con otros sistemas de seguridad para ofrecer un servicio óptimo. Lo más frecuente es integrarlo con Circuitos Cerrados de Televisión (CCTV), ya que la disponibilidad de imágenes en tiempo real incrementa el grado de control y amplía las posibilidades del sistema en materia de monitoreo y pruebas.

SUPERACCESS genera informes de personal, con datos sobre su nivel de autorización para el ingreso, vigencias, caducidades y rutas. También es posible obtener consolidados históricos con todas esas variables.

Todo el andamiaje del sistema se puede operar a través de tableros de control que concentran la información y permiten un monitoreo centralizado y en tiempo real. Lo mejor es que ya existen aplicaciones móviles que hacen posible manejar el sistema desde un teléfono móvil.